Client-Onboarding in Agenturen automatisieren
Schritt für Schritt: Wie du den kompletten Onboarding-Prozess – von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Projekt-Kickoff – mit No-Code-Tools automatisierst.
Das Client-Onboarding ist einer der wichtigsten – und am häufigsten vernachlässigten – Prozesse in einer Agentur. Hier entscheidet sich, ob ein neuer Kunde das Gefühl bekommt, in guten Händen zu sein. Gleichzeitig ist es ein Prozess, der bei jeder Agentur nahezu identisch aussieht: Vertrag unterschreiben, Zugang verschaffen, Projekt anlegen, Team informieren, Willkommens-Mail raus.
Das schreit nach Automatisierung. Hier ist, wie es geht.
Was du brauchst
- Make.com (oder Zapier) als Automatisierungs-Plattform
- PandaDoc oder DocuSign für Vertragsunterschriften
- Notion oder ClickUp als Projektmanagement-Tool
- Google Drive für Kundenordner
- Slack für interne Benachrichtigungen
- E-Mail-Provider (Gmail, Outlook) für Kundenkorrespondenz
Der Workflow Schritt für Schritt
Trigger: Vertrag unterschrieben
Der Startpunkt ist der unterzeichnete Vertrag in PandaDoc. Make.com überwacht diesen Status und startet den Workflow automatisch, sobald alle Parteien unterschrieben haben.
Schritt 1: Kundenordner in Google Drive anlegen
Make.com erstellt automatisch einen strukturierten Ordner nach einem Template: Kunden / [Kundenname] / Projekte / [Projektname]. Unterordner für Briefings, Assets, Deliverables und Abrechnungen werden direkt mitangelegt.
Schritt 2: Projekt in Notion anlegen
Aus einer Notion-Vorlage wird ein neues Projekt erstellt – inklusive aller Standard-Tasks für den Projekt-Start: Kickoff-Termin planen, Briefing-Dokument ausfüllen, Zugänge erfragen.
Der Kundenname, das Startdatum und der zuständige Account Manager werden automatisch befüllt.
Schritt 3: Team per Slack informieren
Eine strukturierte Slack-Nachricht geht in den relevanten Channel: Kundename, Projektumfang, zuständiger Account Manager, Link zum Notion-Projekt und zum Google-Drive-Ordner. Das Team muss nicht suchen – alles ist einen Klick entfernt.
Schritt 4: Willkommens-E-Mail an den Kunden
Eine personalisierte Onboarding-Mail geht raus: Willkommen, wer ist der Ansprechpartner, was passiert als nächstes, wann ist der Kickoff-Termin. Die Mail enthält Links zum ausgefüllten Kundenportal oder zum Onboarding-Fragebogen.
Schritt 5: Kickoff-Termin in Kalender eintragen
Optional: Calendly-Link in der Onboarding-Mail, der direkt in den richtigen Kalender bucht – mit automatischer Zoom-Link-Erstellung und Kalender-Einladung für alle Beteiligten.
Was das in der Praxis bringt
Vor der Automatisierung: ca. 45–60 Minuten manuelle Arbeit pro neuem Kunden, verteilt auf zwei bis drei Personen.
Nach der Automatisierung: Der gesamte Prozess läuft in unter zwei Minuten ab, ohne dass jemand eingreifen muss. Die einzige Aufgabe für das Team: Den Kickoff inhaltlich vorbereiten.
Häufige Fehler
Kein Fehler-Handling. Was passiert, wenn PandaDoc den Status nicht meldet? Oder die Notion-API kurz nicht antwortet? Bau immer einen Fehler-Benachrichtigungs-Schritt ein – eine Slack-Message an dich selbst, wenn etwas schiefläuft.
Zu viele Trigger-Bedingungen. Halte den Trigger einfach. Ein Trigger, eine Bedingung. Komplexe Filter sorgen für schwer debuggbare Fehler.
Kein Test-Run. Teste den Workflow mit einem internen Test-Kunden, bevor er live geht. Lieber einmal zu viel testen.
Der Build dauert drei bis vier Stunden. Was danach kommt: Du gewinnst bei jedem neuen Kunden eine Stunde zurück – und dein Team konzentriert sich auf die Arbeit, nicht auf die Administration.