Make vs. Zapier vs. n8n: Welches Automatisierungs-Tool passt für Agenturen?
Ich habe denselben 5-Schritte-Workflow in allen drei Tools gebaut. Hier ist, was bei echtem Agentur-Volumen wirklich zählt – Kosten, DSGVO und Skalierung.
Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · Autor: Malte Usinger · Getestet mit: echten Agentur-Workflows (Client-Onboarding, CRM-Sync, Lead-Vetting)
Welches Automatisierungs-Tool ist das beste für Agenturen?
Make ist für die meisten Agenturen 2026 die beste Wahl. Es bietet die stärkste Balance aus visueller Workflow-Gestaltung, Preis-Leistung und Komplexitäts-Handling. Zapier ist schneller eingerichtet, wird aber bei steigendem Volumen teuer. n8n ist die stärkste Option für technische Teams mit DSGVO-Anforderungen und hohem Automatisierungsvolumen – erfordert aber DevOps-Know-how.
Die Empfehlung basiert auf meiner täglichen Arbeit: Ich baue beruflich Automatisierungen, die CRM-Systeme verknüpfen, Client-Onboarding-Prozesse abwickeln und eingehende Anfragen automatisch vetten. In diesem Artikel vergleiche ich die drei Tools anhand der Workflows, die Agenturen tatsächlich brauchen – nicht anhand von Feature-Listen.
Wie ich getestet habe
Für diesen Vergleich habe ich denselben realen Agentur-Workflow in allen drei Tools gebaut:
- Trigger: Neue Anfrage über ein Typeform-Formular
- Schritt 1: Daten prüfen (Branche, Budget, Unternehmensgröße)
- Schritt 2: Unqualifizierte Leads automatisch ablehnen (höfliche E-Mail)
- Schritt 3: Qualifizierte Leads ins CRM (Pipedrive) schreiben
- Schritt 4: Slack-Benachrichtigung an das Sales-Team
- Schritt 5: Willkommens-E-Mail mit nächsten Schritten senden
Dieser 5-Schritte-Flow ist typisch für Agenturen und zeigt die Unterschiede in Preis und Handhabung besonders deutlich.
Zapier: Der schnellste Einstieg – aber teuer bei Wachstum
Zapier ist das bekannteste Automatisierungs-Tool und der einfachste Einstieg. Mit über 7.000 App-Integrationen findest du praktisch jedes SaaS-Tool, das deine Agentur nutzt.
Wo Zapier glänzt
- Geschwindigkeit: Einfache Workflows lassen sich in Minuten aufsetzen, ohne Dokumentation lesen zu müssen.
- App-Abdeckung: Die mit Abstand größte Integrations-Bibliothek aller drei Tools.
- KI-Features 2026: Zapier Agents können autonome Aufgaben über mehrere Apps hinweg ausführen. Der Natural-Language-Builder erstellt einfache Zaps aus Textbeschreibungen.
Wo Zapier für Agenturen problematisch wird
Die Preisstruktur ist der entscheidende Nachteil. Zapier rechnet pro „Task” ab – und jeder Schritt in einem Multi-Step-Zap zählt als eigener Task. Mein 5-Schritte-Test-Workflow verbraucht also 5 Tasks pro Durchlauf. Bei 1.000 neuen Leads pro Monat sind das 5.000 Tasks – und das sprengt bereits die günstigeren Pläne.
Preiseinordnung
Bei wachsendem Volumen wird es steil: Für den oben beschriebenen Workflow zahlst du bei 1.000 Leads/Monat bereits einen Team-Plan. Bei 5.000 Leads verdreifacht sich der Preis schnell gegenüber Make.
Mein Fazit: Zapier passt für Agenturen, die wenige, einfache Automationen brauchen und maximale App-Abdeckung wollen. Sobald das Volumen steigt, wird es unwirtschaftlich.
Make: Der Sweet Spot für die meisten Agenturen
Make (ehemals Integromat) ist das Tool, das ich für die Mehrheit der Agenturen empfehle. Der visuelle Scenario-Builder erlaubt komplexe, verzweigte Logik mit Routern, Iteratoren und Aggregatoren – Funktionen, die bei Zapier erst auf Premium-Plänen verfügbar sind.
Wo Make glänzt
- Visuelle Komplexität: Router, Filter und Fehlerbehandlung sind direkt im visuellen Editor sichtbar. Für Agentur-Workflows mit bedingter Logik (z. B. „Lead qualifiziert? → CRM. Nicht qualifiziert? → Absage-Mail”) ist das ein massiver Vorteil.
- Preis-Leistung: Make rechnet nach „Operations” ab, aber deutlich günstiger als Zapier. Bei 100.000 Operations pro Monat bleibt Make typischerweise unter 100 €, wo Zapier über 300 € liegen kann.
- KI-Integration 2026: Make bietet native Nodes für OpenAI, Anthropic und Gemini, plus den neuen KI-Assistenten Maia, der Szenarien aus natürlicher Sprache erstellt.
Wo Make schwächer ist
- Lernkurve: Steiler als Zapier. Der visuelle Builder ist mächtig, aber die ersten Stunden brauchen Einarbeitung.
- App-Abdeckung: Rund 2.000 Integrationen – deutlich weniger als Zapier. In der Praxis reicht das für 95 % der Agentur-Tools; für Nischen-Apps nutzt du das HTTP-Modul.
Mein Fazit: Make bietet die beste Balance aus Flexibilität, visuellem Komfort und Preis. Für Agenturen, die über einfache Zaps hinauswachsen, ist es die natürliche Wahl.
n8n: Die stärkste Option für technische Teams
n8n ist das einzige der drei Tools, das vollständig self-hosted betrieben werden kann. Du installierst es per Docker auf deinem eigenen Server, und alle Daten bleiben in deiner Infrastruktur. Für EU-Agenturen mit DSGVO-sensiblen Kunden ist das ein gewichtiges Argument.
Wo n8n glänzt
- DSGVO & Datenschutz: Self-hosted bedeutet: keine Daten auf US-Servern, volle Kontrolle. Für Agenturen in regulierten Branchen (Gesundheit, Finanzen, Recht) ist das oft eine Grundvoraussetzung.
- Kosten bei Skalierung: Ein selbst-gehosteter n8n-Server für ca. 50 €/Monat kann Workflows abwickeln, die bei Zapier 1.500 €+ kosten würden.
- KI-Ökosystem 2026: n8n hat die tiefste native KI-Integration: LangChain, AI-Agent-Nodes, Vektor-Datenbank-Anbindung (Pinecone, Qdrant, Supabase), Embedding-Nodes.
- Abrechnungsmodell: n8n Cloud rechnet nach Workflow-Runs, nicht nach einzelnen Schritten. Ein 5-Schritte-Workflow = 1 Run. Bei Zapier wären das 5 Tasks.
Wo n8n für Agenturen schwieriger ist
- Betriebsaufwand: Self-Hosting heißt: Updates, Monitoring, Backups, Skalierung. Jemand im Team muss sich darum kümmern.
- Weniger native Integrationen: Rund 400 eingebaute Nodes – du kannst jede API direkt anbinden, es erfordert aber mehr Handarbeit.
- Lernkurve: Am steilsten der drei. n8n behandelt Automatisierung wie Code mit visueller Oberfläche.
Mein Fazit: n8n ist der klare Sieger für technische Agenturen mit DSGVO-Anforderungen und hohem Volumen. Für nicht-technische Teams ist Make die bessere Wahl.
Kostenvergleich: Was die drei Tools bei echtem Agentur-Volumen kosten
Ich habe die monatlichen Kosten für meinen 5-Schritte-Test-Workflow bei drei typischen Agentur-Volumen berechnet:
| 500 Leads/Monat | 2.000 Leads/Monat | 10.000 Leads/Monat | |
|---|---|---|---|
| Zapier | ~$30 (Starter) | ~$104 (Team) | ~$300+ (Enterprise) |
| Make | ~$10 (Core) | ~$30 (Core) | ~$90 (Teams) |
| n8n Cloud | ~$24 (Starter) | ~$24 (Starter) | ~$60 (Pro) |
| n8n Self-hosted | ~$5–10 (VPS) | ~$5–10 (VPS) | ~$30–50 (VPS) |
Preise sind Richtwerte auf Basis der öffentlichen Preisseiten (Stand Juni 2026). Prüfe die aktuellen Preise vor der Entscheidung.
Der entscheidende Unterschied liegt im Abrechnungsmodell: Zapier zählt jeden Schritt als Task, Make zählt Operations günstiger, und n8n zählt ganze Workflow-Durchläufe. Bei komplexen Workflows multipliziert sich der Zapier-Nachteil mit jedem zusätzlichen Schritt.
DSGVO: Warum das für EU-Agenturen kein Nebenpunkt ist
Wo liegen meine Daten bei den drei Tools?
- Zapier: Alle Daten fließen über US-Server. Es gibt ein Data Processing Agreement (DPA), aber ein Restrisiko bleibt.
- Make: Server in der EU (für EU-Kunden). Deutlich DSGVO-freundlicher als Zapier.
- n8n Self-hosted: Daten verlassen deine eigene Infrastruktur nie. Volle Kontrolle und Nachweisbarkeit.
Welches Tool für welchen Agentur-Typ?
Wähle Zapier, wenn:
- Dein Team nicht-technisch ist und sofort loslegen will
- Du wenige, einfache Automationen brauchst (< 1.000 Tasks/Monat)
- Maximale App-Abdeckung wichtiger ist als Preis
Wähle Make, wenn:
- Du komplexe, verzweigte Workflows mit bedingter Logik baust
- Preis-Leistung bei wachsendem Volumen wichtig ist
- Dein Team bereit ist, 2–3 Stunden in die Einarbeitung zu investieren
Wähle n8n, wenn:
- DSGVO-Compliance und Datenhoheit geschäftskritisch sind
- Du technisches Know-how im Team hast
- Du KI-Agenten oder komplexe API-Integrationen baust
→ n8n Cloud testen | n8n Self-hosted
Häufig gestellte Fragen
Was ist günstiger für Agenturen – Zapier oder Make?
Make ist bei steigendem Volumen deutlich günstiger als Zapier. Der Hauptgrund ist das Abrechnungsmodell: Zapier zählt jeden Schritt als separaten Task. Bei 100.000 Operationen pro Monat kann der Preisunterschied Faktor 3 betragen.
Ist n8n wirklich kostenlos?
n8n ist Open Source und als Self-hosted-Version kostenlos – du zahlst nur die Serverkosten (ab ca. 5–10 €/Monat für einen VPS). Die managed Cloud-Variante hat kostenpflichtige Pläne.
Welches Tool ist am besten für DSGVO-konforme Automatisierung?
n8n Self-hosted ist die sicherste Option für DSGVO-Compliance, weil alle Daten auf deiner eigenen Infrastruktur bleiben. Make bietet EU-Server als solide Alternative. Zapier verarbeitet Daten auf US-Servern.
Kann ich zwischen den Tools wechseln?
Ja, aber mit Aufwand. Workflows lassen sich nicht direkt exportieren. Der Wechsel von Zapier zu Make ist am einfachsten. Der Wechsel zu n8n erfordert mehr technische Anpassung.
Mein Setup für Agenturen (was ich selbst nutze)
Ich arbeite mit einer Kombination: Make für die meisten Client-Workflows (Onboarding, CRM-Sync, E-Mail-Automationen) und n8n Self-hosted für KI-gestützte Prozesse und Workflows mit sensiblen Daten. Zapier nutze ich nur noch für einzelne Nischen-Integrationen.
Wenn du gerade erst anfängst: Starte mit Make. Der kostenlose Plan reicht für die ersten Workflows, die Lernkurve ist moderat, und du kannst jederzeit auf n8n erweitern.
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